３ 極−ファイル法
３−１ 時間軸に沿って綴じる
資料を日付の順に綴じる方法は野口教授によって世に示されて有名だが、私自身その本［２］が出る７、８年前にはそのことを実践していた。ある資料をどのファイルに綴じたかを思い出すのは難しくても、資料を入手した大体の時期は記憶しているものである。したがって、資料を日付の古いものから新しいもの順に綴じていれば、捜すのに苦労がないし、ある範囲を捜して見つからなければその資料を自分が持っていないと早く諦めがつく。いろいろなファイルをあれこれ捜す無駄からのがれられ、精神的にも楽である。このことは経験してしみじみ感じるのである。
ファイルを開いたとき新しいものほど左にくるように資料を綴じる。右にいくほど新しいものになるようにするほうが感覚に合うという方もいると思うが、付箋をつけるのには新しい資料ほど左になるように綴じるのが具合がよい。その理由は以下に述べる。
３−２ 付箋に＜ポスト・イット＞ノート
３−２−１ ３７ｍｍ×５０ｍｍのサイズ
綴じる文書の最初の頁に＜ポスト・イット＞ノートの付箋をつける。＜ポスト・イット＞ノートは通常身近にあって入手しやすいし、いったん貼ってもすぐはがせるところがまたよい。市販のインデックスは、書くスペースが小さすぎる上に、いったん貼るともうはがせない。あるいは市販の仕切り紙で耳がついているものがあるが、資料毎に１枚仕切り紙を入れると結構な枚数が要り、そうそう使えない。＜ポスト・イット＞ノートなら安いし、ファイルを綴じ直したり、資料の場所を移したりしたときも、そのファイルで最も都合のよい位置に付箋を簡単にずらすことができる。それに、資料のコピーを取りたいときも、＜ポスト・イット＞ノートならその時だけはずしてコピーを取ることができる。強いて難点をあげれば、意図に反してはがれるとか、ずれることがある点だが、長年使っていてそれで困ったという事は、ほとんどない。
＜ポスト・イット＞ノートのサイズは経験上３８ｍｍｘ５０ｍｍのものが最適だと思う。オフィスで使われる文書のサイズはほとんどＡ４かＢ４だが、それぞれの辺の長さはつぎのようになっている。
Ａ４：２１０ｍｍｘ２９７ｍｍ
Ｂ４：２５０ｍｍｘ３５４ｍｍ
Ａ４サイズの資料は縦方向に綴じる。付箋をつける辺の長さは２９７ｍｍなので、ほんの３ｍｍずれるだけで５０ｍｍの＜ポスト・イット＞ノートを丁度６枚並べられる。Ｂ４サイズの資料は横方向に綴じる。付箋をつける辺の長さは２５０ｍｍなので、こちらは５０ｍｍの＜ポスト・イット＞ノートがぴったり５枚並べられる。
＜ポスト・イット＞ノートの色について私は特に意識して変えたりしていない。あまり色違いの付箋がついているより同じ色の方が見た目がすっきりしているので、できれば同じ色が続くようにしている程度である。付箋の色に何か意味づけし、例えば重要な書類にはピンク色の付箋を使うということも可能である。
３−２−２ 付箋に資料の内容を示すキーワードと日付を記入
＜ポスト・イット＞ノートを図３−１のように糊のついた方を手前にして、上の方に資料の内容を示すキーワードを書き、右端に月／日を記入する。ここに書く月／日はその資料を手に入れた月／日にする。年まで書くと一目ではみづらくなってしまう。
資料そのものに作成月日が書いてあるものもあるが、それと付箋の日付は別である。あとで資料を捜すとき、いつごろ手に入れた資料かという記憶の方が確かでよい。付箋に記入できるスペースはわずかなので、資料の名前が長いときは資料の内容を最もよく表わす簡潔なキーワードを書く。糊部が左になるように置いて右辺に縦書きにする方法もあるが、文字を縦に書くのは書きづらい。特に英語の単語はうまく書けない。
スペースが足りない場合は２行、３行にわたって書いてもよいが、月／日は必ず１行目の右端にする。
３−２−３ 下から貼る
つぎに、資料が新しいものほど左になるように綴じてある状態で付箋をつけるときの話をしよう。ファイルを机に置いて開くと、一番下に一番古い資料があり、上にいくほど新しい順になっている。まず、一番下の資料の、１頁目の右辺の一番手前のところに、記入した１行目だけが見えるように付箋を縦に貼る（図３−３）。
そして、つぎの資料に移り、先に貼った付箋の上端に、つぎの付箋の下端が揃うように貼る（図３−４）。
このようにして次々と付箋を貼ると、Ａ４の場合だと６枚（Ｂ４の場合は５枚）で右辺の一番上までいくので（図３−５）、つぎの付箋は再び一番下に貼る、という具合にやっていく（図３−６）。すでにいくつかの資料が付箋つきで綴じてあるとき、さらに新しい資料を追加して綴じるにも一番新しい付箋が下に見え、つぎの付箋を貼る位置もきちんと分かるので具合がよい。
３−３ 背表紙に期間記入
ファイルの背表紙のタイトルには、そのファイルに綴じてある資料のカテゴリー名を書き、下には綴じてある資料の期間を「年／月〜」と書く（図３−７）。資料が少しずつ増えてついにファイルがいっぱいになれば、最後の資料の年月を記入して「年／月〜年／月」のようにする。同じカテゴリーのファイルが複数できたら、カテゴリー名の下にマジックで１、２、３などと書く。それぞれの順番が一目で分かって便利である（図３−８）。
３−４ ファイルのカテゴリーの作り方
３−４−１ カテゴリーは少なく
ある資料ｄがそのファイルの中に見つかる期待値、というものを考えてみよう。ファイルの種類が１種類しかなければ、捨てていない限り必ずそのファイルにあるはずなので、期待値は１である。もしそのファイルに見つからなければ、その資料が無いということを意味している。しかしながらファイルの種類が多ければそうはいかない。資料ｄがファイルＦ１の中にしかあり得ないとわかっていればよいが、そうとは言いきれないときが問題である。Ｆ１というファイルの中に無くても、Ｆ２というファイルにあるかもしれないし、もしかするとＦ３というファイルの中にあるのかもしれない。こうなるとファイルの種類の分け方、つまりカテゴリーの作り方が大変重要になってくる。どんな資料でもそれを入れるべきファイルが、画一的に決まるようにうまいカテゴリーを作るのは一般的には難しい。○○関係のファイル、△△関係のファイル、□□関係のファイル、といった具合に色々作るとそれなりに便利ではあるが、資料とファイルの関係が多重化してしまう。資料とファイルの関係が多重化するとは、１つの資料がこのファイルに入れてもおかしくないし、あのファイルにいれてもおかしくない、という具合に資料とファイルの関係が１：ｎになることを言っている。例えば、Ｓ／Ｗ関係のファイルＦｓとＨ／Ｗ関係のファイルＦｈと製品関係のファイルＦｐがあったとすれば、あるＳ／Ｗ製品に関する資料ｐはファイルＦｓの中にいれておかしくないし、ファイルＦｐにいれてもおかしくない。この例の場合は、ファイル名を見ただけで多重化することが予想できるので、あまりこんなことはしないだろう。しかし、「契約関係」というファイルＦｃと「製品関係」というファイルＦｐならカテゴリー分けとしてじゅうぶんあり得る。この場合、ある製品のパンフレットの作成に関する、業者との打ち合わせ議事録ｒはどれに綴じればよいだろうか。その打ち合わせが、業者に製品の特徴などを説明するのが主であればＦｐにファイルしたくなるし、話の内容が契約金額についての最終確認のようなものであればＦｃにファイルしたくなる。その打ち合わせの内容が、製品の説明と契約内容について行ったのであればますます困る。あるときにはファイルＦｃにあるときにはＦｐに、とその日の気持ちで綴じるファイルが違ってしまうことになる。資料を捜すのに複数のファイルを捜すことになってしまうのは、ファイルの分類状況が図３−９のように一部重なっていることに起因している。
このような重なりをなくすためには、ファイルのカテゴリーをできるだけ少なくするのがよいのだが、カテゴリーを１つにするのも現実的ではない。筆者の場合には、日常身辺におくファイルのカテゴリー数は５かせいぜい７くらいを最大としている。一般に、人間が脈絡のない数字を覚えられるのは７桁くらいと言われるが、自分が日常ファイルするカテゴリーに何があったかさっと思い出す数として７種類前後というのはまあ適度な数なのではないかと思っている。カテゴリーの数が多すぎると、ある資料をどのファイルに綴じるべきか迷うことも多くなるし、うっかりして、まるで無関係のファイルに綴じてしまう事故も増えてしまう。ファイルをめくっているとき、たまに、あれっどうしてこんな資料がこんなとこに綴じてあるんだろう、というような経験をもつ人もいると思う。変なところになにかの拍子で綴じてしまうと、次にその資料を捜すときは大変である。こんなことは無くしたいし、たとえ起こったとしてもその悪影響を最小限に押さえたい。その意味でも、カテゴリーの数は少ないほうがよい。人によっては、お客様を何件も担当していたり、沢山のプロジェクトを管理していたりして、お客様毎のファイル、プロジェクト毎のファイルなど、沢山の種類のファイルがあっても、書類とファイルの関係が明白な１：１対応になっていて何も問題の無い人もいるかもしれない。しかし、一般に関係資料が１つのファイルに綴じられていることによる利便性のみ考えてファイルを作ると、何々関係のファイルが沢山できることになる。この「まとまり利便性」はファイルの種類の数に比例して増加するといえるだろう。一方、ある資料が思ったファイルの中に見つかる「存在利便性」の方は、ファイルの種類が増えるほど低下すると考えられる。そこでファイルの種類数との関係から概念的なグラフを書いてみると図３−１０のようになる。この図を見れば、「まとまり利便性」と「存在利便性」の両方を求めるなら、ファイルの種類はある程度に抑えたほうがよい、という考えが分かっていただけるのではないだろうか。
どの程度の種類数が適当であるかは仕事により、人により差があるかもしれない。すでに述べたように、筆者の場合、５種類かせいぜい７種類くらいで１５年以上やってきた。経験上は筆者の場合それくらいの数が実によい。毎年新たな仕事を担当する一方終わる仕事もある。それにあわせて新たなファイルの種類ができ、終わった仕事のファイルは日常身辺におくファイルからははずす。したがって、ある１年の間をとると、日常身辺にファイルしておく資料のファイル種類数は５ないし７で変わらないということになるのである。
３−４−２ 具体的な作り方
資料を分類するためのカテゴリーを決め、カテゴリー単位でファイルをつくることになるが、カテゴリーが互いに独立しているように作ることが肝要である。独立しているということは、どの資料もただ一つのカテゴリーに分類されるようになっていることを指す。どんな資料でも即座にどのカテゴリーに入るかわかるためには、簡明なものでなくてはならない。どのカテゴリーに入るか迷う資料があったとすれば、下記ののどちらかである。
ａ）カテゴリーの作り方が適切でない
ｂ）一つの資料が二つ以上のカテゴリーのものを含んでいる
もし、ｂ）がしばしば発生するなら、ａ）を意味するので、より大きい１つのカテゴリーを作ってまとめるようにする。
独立したカテゴリーにするのに慣れていない方は、つぎのようにして始めてみるとよい。
まず、会社あるいは部門の中で全員に配布されるようなものＡと、自分の関係する仕事に関するものＢ、それからＡでもＢでもないものＸに分ける。Ａは例えば、組織図とかビジネス目標、部門のビジネス状況、部門の誰かによって配布された資料、などである。これなら大抵の資料は即座にＡなのかＢなのか、そのいずれでもない（つまりＸ）のか分かる。このようなカテゴリーにした場合、迷う可能性のある資料に、プロジェクトの予算表のようなものがある。全社的、あるいは部門全体の資料なのでＡにいれるものなのだが、自分のプロジェクトの予算額も載っているので、Ｂに入れるもののようにも思うかもしれない。例え自分の仕事に関係する資料であっても、資料自体が全体的なものならＡに入れる、という原則さえ堅持していればよい。もし、自信がなければ資料をコピーして両方にファイルしてもよい。頁数の多い資料ならコピーがもったいないので、Aにファイルし、Ｂには「予算表はＡにある」と書いた紙をファイルしておく方法もある。
以上のようにしてやってみると、Ｂの中に社内資料と社外資料があることに気づく。そこでＢを２つに分け、社内資料をあらためてＢとし、社外資料をＣとする。ある資料が社内資料なのか社外資料かは明白に分かるので、これで３つの独立したカテゴリーができたことになる。
Ａ 会社・部門資料
Ｂ 仕事関連社内資料
Ｃ 仕事関連社外資料
このカテゴリー分けでファイルを作って、しばらくやってみるとよい。ファイルの背表紙に書くファイル名は、Ａの場合実際の会社名・部門名を書き、ＢやＣの場合「仕事」の文字のところに実際の仕事名として相応しいもの、例えば、「電子認証関係」とか、「自治体関係」のように書く。どんな書類が発生してもそれが３つのカテゴリーのどれに入るか即座にわかり、逆にファイルした資料を捜すときどのファイルを捜せばよいかも即座に分かることが体験できるはずである。どうしても迷ってしまったら、先にも述べたように、他方のファイルには資料の名前とそれがどこにファイルしてあるかを書いて綴じておいてもよい。
上記のカテゴリー分けでファイルすることに自信がついたら、より便利なように変えていく。筆者の場合、Ｂ・Ｃを社内・社外でなく、つぎのようにしている。
Ｂ 仕事関連非公開資料
Ｃ 仕事関連公開資料
仕事関係のセミナーに出席したり、他社の説明会などでもらう資料は一般に頁数が多くかさばるものが多いが、過去の資料を取り出して見る頻度は多くなかったりする。一方、仕事の打ち合わせ議事録や見積書などは、それが他社が作った資料の場合であっても、こちらが作った場合の議事録とか発注書と同じファイルに綴じてあるほうが使いやすいといった理由からである。
さらいに筆者の場合、Ｘ（その他）の中から、研修資料を別のファイルに取り出している。
Ｄ 仕事関係以外の研修資料
「仕事関係以外の研修資料」という表現は分かりにくいかもしれないが、現在の仕事に直接関係していない研修資料という意味で使っている。筆者の場合には「マーケティング理論」とか「経理の基礎」のような研修資料である。研修の資料は一般に頁数が多い上に、なかなか捨てがたいので独立したファイルにしている。
さらに、仕事が明確に仕事１と仕事２に分かれていて、ある資料がどちらに属するのか即座に判定できるのであれば、ＢをそれぞれＢ１、Ｂ２にしてもよい。
上記のすべてを採用した場合、下記で５つのカテゴリーになっている。
Ａ 会社・部門
Ｂ１ 仕事１関連社内資料
Ｂ２ 仕事２関連社内資料
Ｃ 仕事関連社外資料
Ｄ 研修資料（仕事以外）
筆者の場合、過去１５年間の経験上最も多い場合でもＢ３，Ｂ４が増えただけで計７つのカテゴリーで済んだ。
３−５ 目次をつくれば完璧
これまで述べてきたことが実践できればほぼ十分だが、さらに目次を作れば完璧である。目次といっても、普通想像するものとは少し異なり、資料の付箋に書いた日付とキーワードを日付順に一覧にしたものである（図３−１１）。余裕があれば備考欄に、その資料の他の属性、たとえばセミナー資料とかパンフレットとか記入しておけばなおさらよい。実際に目次を作ろうとすると、３０分や１時間はかかってしまうので、それだけ手間をかける意味があるかどうかは考えて作る必要がある。筆者の場合、同じグループで共通にファイルしているものについてのみ目次を作っている。こうしておけば、他の人が入手してファイルしている資料に何があるのかも互いに分かりやすいという利点もある。
図３−１１ 目次の例
